1. Workflow Automation là gì?
Để tìm hiểu về Workflow Automation ta sẽ phân tích từ “Workflow” và “Automation”
– Workflow là gì?
Workflow (Luồng công việc) là một chuỗi các bước hoặc nhiệm vụ được xác định trước, cần phải hoàn thành theo một trình tự cụ thể để đạt được một mục tiêu kinh doanh nhất định. Nó giống như một bản đồ chi tiết chỉ đường cho công việc từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc.
Ví dụ đơn giản: Quy trình phê duyệt một đơn xin nghỉ phép.
Bắt đầu: Nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép qua một hệ thống.
- Bước 1: Đơn được tự động gửi đến quản lý trực tiếp.
- Bước 2: Quản lý xem xét và (a) phê duyệt hoặc (b) từ chối.
- Bước 3 (nếu duyệt): Hệ thống tự động thông báo cho phòng Nhân sự và cập nhật vào bảng chấm công.
- Bước 4 (nếu từ chối): Hệ thống gửi thông báo từ chối kèm lý do cho nhân viên.
Kết thúc: Quy trình hoàn tất.
– Automation là gì?
Automation (Tự động hóa) là việc áp dụng công nghệ và hệ thống để thực hiện các nhiệm vụ mà trước đây con người phải làm. Mục tiêu của tự động hóa là giảm thiểu sức lao động, tăng tốc độ, giảm lỗi và nâng cao hiệu quả.
Ví dụ, thay vì một nhân viên phải tự tay gửi Email cho từng khách hàng, hệ thống Email Marketing có thể tự động gửi hàng loạt Email theo một kịch bản đã được thiết lập sẵn.
=>> Như vậy kết hợp lại giữa Workflow và Automation thì ta có “Workflow Automation” có nghĩa là tự động hóa quy trình làm việc, tức là sử dụng phần mềm hoặc công cụ để thay thế thao tác thủ công của con người trong một chuỗi công việc đã được xác định sẵn.
2. Cốt lõi của Workflow Automation:
Cốt lõi của Workflow Automation sử dụng công nghệ để tự động thực hiện một hành động (Thì) ngay khi một điều kiện hoặc sự kiện cụ thể (Nếu) được đáp ứng.
– Tác nhân kích hoạt (Trigger – “Nếu”): Đây là sự kiện khởi đầu cho luồng tự động. Nó có thể là bất cứ điều gì:
- Một email mới đến.
- Một khách hàng điền vào biểu mẫu trên website.
- Một đơn hàng được thanh toán.
- Đến một thời điểm nhất định (ví dụ: 9 giờ sáng mỗi thứ Hai).
- Trạng thái của một công việc thay đổi thành “Đã hoàn thành”.
– Hành động (Action – “Thì”): Đây là nhiệm vụ mà hệ thống sẽ tự động thực thi ngay sau khi tác nhân được kích hoạt.
- Tự động tạo một công việc mới trong phần mềm quản lý.
- Gửi một email chào mừng tự động.
- Cập nhật dữ liệu vào một bảng tính.
- Gửi thông báo cho nhóm qua Slack/Teams.
- Phê duyệt một yêu cầu.
* Mục tiêu:
- Tiết kiệm thời gian.
- Giảm sai sót do thao tác thủ công.
- Nâng cao hiệu suất và tính nhất quán.
Ví dụ về Workflow Automation?
– N8n Automation: n8n là một ví dụ điển hình của Workflow Automation, về mặt kỹ thuật nó sẽ như sau:
- Workflow Engine: n8n đóng vai trò là engine xử lý luồng công việc. Bạn định nghĩa workflow bằng nodes (mỗi node là một tác vụ) và các kết nối giữa chúng.
- Trigger: Một workflow trong n8n có thể bắt đầu từ nhiều loại trigger: HTTP Webhook, thời gian định sẵn (Cron), sự kiện từ ứng dụng khác (Gmail, Slack, Trello…).
- Tích hợp (Integration): n8n hỗ trợ hàng trăm tích hợp sẵn (REST API, gRPC, database, file system, cloud services).
- Logic: Cho phép rẽ nhánh IF, chạy song song, loop, và xử lý dữ liệu giữa các node.
- Thực thi (Execution): Các bước được thực thi tuần tự hoặc song song, và có thể lưu lại trạng thái nếu workflow bị gián đoạn.
- Giám sát & Logging: Mỗi lần chạy workflow đều được lưu log để debug, audit hoặc theo dõi hiệu suất.
Thực tế sẽ có một ví dụ Workflow với n8n như sau: Khi có Email mới đến Gmail > Lấy nội dung email > Tự động đẩy dữ liệu vào Google Sheets > Gửi thông báo lên Slack > Lưu bản sao vào Dropbox. Tất cả thực hiện hoàn toàn không cần thao tác thủ công.
– Apache Airflow: Apache Airflow là workflow orchestration platform chuyên dùng cho data pipeline automation, cụ thể nó sẽ như sau:
- Workflow Engine: Airflow dùng Directed Acyclic Graph (DAG) để mô tả các task và thứ tự thực hiện.
- Trigger: Thường dựa trên lịch (cron) hoặc sự kiện tùy chỉnh.
- Integration: Kết nối với cơ sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ (S3, GCS), API, hoặc các framework xử lý dữ liệu như Spark, Hadoop.
- Logic: Cho phép rẽ nhánh, chạy song song, retry khi lỗi, và xử lý dependency giữa các task.
- Execution: Task chạy trên workers (Celery, KubernetesExecutor, LocalExecutor).
- Monitoring: Giao diện web UI hiển thị trạng thái từng DAG, log chi tiết, và biểu đồ thực thi.
Thực tế với Apache Airflow: Mỗi 1 giờ > Lấy dữ liệu giao dịch từ API ngân hàng > Lưu vào PostgreSQL > Chạy script Python để phân tích > Xuất báo cáo sang Google Data Studio > Gửi email thông báo kết quả.
3. Quy trình Workflow Automation?
Bước 1: Xác định và Lựa chọn Quy trình cần Tự động hóa
Mục tiêu của bước này là tìm ra “ứng cử viên” sáng giá nhất để tự động hóa. Không phải quy trình nào cũng nên được tự động hóa.
Hành động:
- Liệt kê: Lập danh sách các công việc, quy trình lặp đi lặp lại hàng ngày, hàng tuần trong phòng ban hoặc tổ chức của bạn.
- Phân tích: Đặt câu hỏi cho mỗi quy trình: – Tần suất: Nó có diễn ra thường xuyên không?, – Tốn thời gian: Nó có tốn nhiều giờ làm việc của nhân viên không?, – Dựa trên quy tắc: Các bước của nó có rõ ràng, logic và ít cần sự đánh giá cảm tính không?, – Nhiều người tham gia: Nó có cần sự phối hợp, chuyển giao giữa nhiều người/phòng ban không? – Nguy cơ sai sót: Quy trình thủ công có dễ gây ra lỗi không?
- Lựa chọn: Chọn ra quy trình đáp ứng nhiều tiêu chí trên nhất. Ưu tiên những quy trình “dễ mà hiệu quả” (low-hanging fruit) để bắt đầu.
Ví dụ: Quy trình Phê duyệt Đề nghị Thanh toán Chi phí Công tác được chọn vì nó diễn ra thường xuyên, tốn thời gian, dễ sai sót khi nhập liệu và cần sự tham gia của nhân viên, quản lý và kế toán.
Bước 2: Phân tích và Vẽ Luồng công việc (Mapping)
Mục tiêu là hiểu rõ từng ngóc ngách của quy trình hiện tại để có thể thiết kế một phiên bản tự động hóa tốt hơn.
Hành động:
– Vẽ sơ đồ: Dùng giấy bút hoặc các công cụ như Miro, Lucidchart để vẽ lại luồng công việc hiện tại.
– Xác định các yếu tố:
- Ai tham gia? (Nhân viên, Quản lý, Kế toán)
- Dữ liệu cần là gì? (Hóa đơn, số tiền, mục đích chi, thông tin tài khoản)
- Các bước cụ thể? (Điền form -> Gửi email cho quản lý -> Quản lý trả lời email -> Chuyển tiếp email cho kế toán -> Kế toán nhập liệu -> Thực hiện chuyển khoản)
- Các điểm “tắc nghẽn”? (Quản lý bận, quên duyệt; Kế toán nhận thiếu thông tin).
Bước 3: Thiết kế Luồng công việc Tự động
Đây là lúc bạn sáng tạo lại quy trình, loại bỏ các bước thừa và xác định logic tự động hóa.
Hành động:
– Thiết kế lại: Dựa trên sơ đồ ở Bước 2, vẽ một luồng công việc mới, “phiên bản tương lai”.
– Xác định Logic “Nếu – Thì”:
- NẾU nhân viên nộp form đề nghị thanh toán, THÌ tự động gửi yêu cầu phê duyệt cho quản lý trực tiếp qua Slack/Teams.
- NẾU quản lý nhấn nút “Phê duyệt”, THÌ tự động chuyển yêu cầu kèm thông tin đến cho phòng kế toán.
- NẾU yêu cầu bị từ chối, THÌ tự động gửi thông báo lý do cho nhân viên.
- NẾU yêu cầu được kế toán xử lý xong, THÌ tự động cập nhật trạng thái “Đã thanh toán” và thông báo cho nhân viên.
Bước 4: Lựa chọn Công cụ và Triển khai
Chọn đúng “vũ khí” và bắt đầu xây dựng luồng tự động trên phần mềm.
Hành động:
– Chọn công cụ: Dựa trên nhu cầu và ngân sách, chọn phần mềm phù hợp.
- Đơn giản: Zapier, IFTTT (kết nối các ứng dụng với nhau).
- Toàn diện: Make (Integromat), Microsoft Power Automate, Workato.
- Tích hợp sẵn: Nhiều phần mềm CRM (HubSpot), HRM (Misa AMIS) đã có sẵn tính năng workflow automation.
– Xây dựng: Dùng giao diện kéo-thả của công cụ để cài đặt các “Trigger” (tác nhân kích hoạt) và “Action” (hành động) đã thiết kế ở Bước 3.
Bước 5: Kiểm thử và Tinh chỉnh (Testing & Refining)
Đảm bảo luồng tự động hoạt động trơn tru trước khi áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
Hành động:
– Chạy thử: Tạo vài kịch bản thử nghiệm (ví dụ: một yêu cầu hợp lệ, một yêu cầu thiếu thông tin, một yêu cầu bị từ chối) để xem hệ thống có xử lý đúng như mong đợi không.
– Thu thập phản hồi: Nhờ một nhóm nhỏ nhân viên dùng thử và ghi nhận ý kiến của họ.
– Tinh chỉnh: Sửa các lỗi phát sinh, tối ưu hóa thông báo, đơn giản hóa các bước nếu cần.
Bước 6: Triển khai, Giám sát và Tối ưu hóa
Chính thức áp dụng, theo dõi hiệu quả và liên tục cải tiến.
Hành động:
– Triển khai: Thông báo và hướng dẫn toàn bộ nhân viên liên quan sử dụng quy trình mới.
– Giám sát: Theo dõi các chỉ số quan trọng:
- Thời gian trung bình để hoàn thành một yêu cầu (đã giảm chưa?).
- Số lượng lỗi phát sinh (đã giảm chưa?).
- Phản hồi của người dùng.
– Tối ưu hóa: Dựa trên dữ liệu giám sát, tiếp tục tìm cách cải tiến quy trình. Có thể bạn sẽ phát hiện ra một bước có thể tự động hóa sâu hơn nữa.
Nếu bạn có nhu cầu mua vps hãy ghé thăm VPSRE.NET
Bảng giá
