Vì nhiều lý do bạn không sử dụng dịch vụ email của nhà cung cấp cũ nữa và muốn chuyển sang một nhà cung cấp mới, tuy nhiên bạn vẫn muốn giữ lại các email, thư mục cũ của mình ở nhà cung cấp mới. Bạn có thể tham khảo theo một số bước sau đây:
Đảm bảo dữ liệu email ở nhà cung cấp cũ
Thông thường trước khi chuyển đi bạn cần phải đảm bảo dữ liệu email cũ vẫn còn. Một số nhà cung cấp cho phép tính năng xuất (export) dữ liệu ra và lưu về máy, bạn nên thực hiện sao lưu dữ liệu này tránh trường hợp bị khoá tài khoản.
Ngoài ra khi có dữ liệu email lớn cần chuyển, bạn cần chú ý về thời gian hết hạn sử dụng ở nhà cung cấp cũ và thời gian chuyển sang nhà cung cấp mới phòng trường hợp thời gian chuyển mất quá lâu và nhà cung cấp cũ đóng dịch vụ khi đang xử lý.
Tính toán tài khoản, dung lượng email phù hợp ở nhà cung cấp mới
Tuỳ thuộc vào nhu cầu và chi phí, bạn cần tạo số lượng tài khoản email mới tại nhà cung cấp email mà bạn muốn chuyển đến. Cần tính toán dung lượng phù hợp khi chuyển dữ liệu sang để không bị giới hạn khi đang chuyển.
Sử dụng các công cụ đồng bộ
Hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ chuyển dữ liệu email, có thể kể đến một số công cụ phổ biến sau:
- ImapSync: công cụ mã nguồn mở để đồng bộ dữ liệu IMAP phổ biến nhất hiện tại, tuy nhiên cần phải cài trên máy chủ và có nhiều kiến thức về kỹ thuật. Xem thêm ImapSync là gì?
- OfflineIMAP: là một công cụ mã nguồn mở được viết bằng Python. Nó hỗ trợ nhiều tùy chọn cấu hình để tùy chỉnh quá trình chuyển đổi, cũng giống như ImapSync, nó cũng cần phải tự cài trên máy chủ.
- Công cụ trực tuyến: sử dụng công cụ chuyển đổi Bulk ImapSync trên OneMail của VPSRE được phát triển dựa trên ImapSync, bổ sung các tiện ích giúp quá trình chuyển đổi nhanh hơn (song song trên nhiều máy chủ) và nhiều tiện ích hơn về giao diện, cách sử dụng. Ngoài ra còn có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật hướng dẫn và xử lý trong trường hợp bị lỗi.
Kiểm tra lại dữ liệu
Sau khi chuyển dữ liệu, kiểm tra tài khoản đích để đảm bảo rằng tất cả email đã được chuyển thành công. Chú ý cập nhật lại các bản ghi mới cho email.
