Catch-All Email là gì? Cơ chế hoạt động của Catch-All Email
Catch-All Email là chức năng nhận tất cả thư được gửi đến miền của bạn khi địa chỉ email của người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Catch-All Email là một tính năng tồn tại trong hầu hết các máy chủ email hoặc dịch vụ lưu trữ email.
Ví dụ sau đây giúp minh họa rõ hơn về khái niệm nhận tất cả các email:
– Tên miền của công ty bạn là vpsre.net
– Tài khoản email của bạn là [email protected]
– Người gửi nhập sai địa chỉ email thành [email protected]
Nếu bạn đã cài đặt và đang sử dụng cấu hình nhận tất cả, bạn có thể yên tâm rằng bạn sẽ tiếp tục nhận được nội dung của người gửi thư trên tài khoản email thay thế được định cấu hình theo mặc định.
Nếu Email Hosting là dịch vụ thư điện tử hoạt động trên hệ thống máy chủ có tính bảo mật cao, được một tổ chức sử dụng với tên miền riêng đặc trưng cho thương hiệu đó, thì Catch-Al là một tính năng đặc biệt có sẵn trên hầu hết các giao diện quản trị Email Hosting.
Ý nghĩa của cấu hình Catch-All Email trong hệ thống Mail Server
Catch-All Email trong hệ thống Mail Server giúp hạn chế thất lạc thư khi người gửi nhập sai địa chỉ hoặc gửi đến những email chưa tồn tại trên tên miền, nhờ đó doanh nghiệp tránh bỏ lỡ liên hệ quan trọng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng tài khoản Catch-All để triển khai Mail Offline, tối ưu quy trình gửi/nhận mail nội bộ (có thể tham khảo thêm phần Mail Offline để cấu hình đúng nhu cầu). Không chỉ dừng ở việc “gom” thư, Catch-All còn hữu ích như một điểm tập trung để lưu trữ và backup dữ liệu email dùng chung cho toàn bộ tên miền, thuận tiện cho quản trị và phục hồi khi cần.
Tại sao doanh nghiệp nên (hoặc không nên) dùng Catch-All Email?
Những ưu điểm và lợi ích
Là một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Email Hosting có sẵn tính năng Catch-All, bạn có thể yên tâm sử dụng với các ưu điểm đặc trưng như sau:
– Không bị mất email: Tính năng Catch-All có thiết kế thông minh nhất của email, bạn có thể nhận được tất cả các hộp thư đến gửi đến địa chỉ không tồn tại.
– Quản lý dễ dàng: Bạn có thể tạo nhiều địa chỉ email cho các bộ phận công việc khác nhau. Tuy nhiên bạn không cần phải đăng nhập nhiều tài khoản khác nhau mà có thể quản lý tất cả các tài khoản có cùng tên miền thương hiệu.
– Chi phí thấp: Hầu hết mọi người chọn dịch vụ mới từ nhà cung cấp, hoặc đơn giản là sử dụng tính năng Catch-All cho một tài khoản nào đó trong các địa chỉ email của doanh nghiệp bạn. Nhờ đó, bạn không cần phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ giúp giảm chi phí hơn.
Những rủi ro cần lưu ý
Tính năng Catch-All trong Email Server cũng có những nhược điểm cần lưu ý khi sử dụng để tránh những kết quả không mong muốn như:
– Có nhiều thư spam: Thư rác là điều quan trọng nhất cần lưu ý khi sử dụng tính năng Catch-All Email, vì thư rác được lưu trữ cho dù tài khoản của người nhận có tồn tại hay không. Việc tìm kiếm các thư lành mạnh trong hầu hết các hộp thư có lượng thư rác lớn là rất khó và tốn thời gian. Trừ khi bạn có một hệ thống kiểm soát thư rác phù hợp.
– Cần nhiều dung lượng: Do lưu lượng truy cập lớn trên các tài khoản tổng hợp, việc sử dụng trong thời gian ngắn có thể làm đầy hộp thư và xóa các thư cũ, đây không phải là giải pháp tốt nhất. Vì vậy, bạn cần kiểm tra dung lượng thường xuyên để hộp thư email của mình không bị tràn.
Hướng dẫn cách cấu hình Catch-All Email chi tiết
Bên trên là các đặc điểm khá chi tiết và rõ ràng về tính năng Catch-Alltrong Email Hosting, vậy nếu muốn cấu hình vào hệ thống email của bạn thì phải thao tác các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào giao diện quản trị DirectAdmin, khi ấy giao diện xuất hiện 3 nội dung lớn bao gồm:
– Tài khoản của bạn
– Quản lý thư điện tử
– Các tính năng tiên tiến
Bước 2: Đến menu E-Mail Management, bạn truy cập công cụ Catch-All Email
Lúc này, giao diện hiển thị 3 lựa chọn:
– Fail: là lựa chọn thông báo các địa chỉ email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại
– Ignore: là lựa chọn bỏ qua email và không thông báo.
– Address: là lựa chọn cho bạn nhập địa chỉ email sẽ nhận email Catch-All
Bước 3: Để cấu hình Catch-All, bạn nhấp vào lựa chọn Address và điền địa chỉ email sẽ nhận tất cả các email gửi sai địa chỉ. Bạn có thể điền một tài khoản email bất kỳ nào đó hoặc tài khoản có sẵn trên hosting tại vị trí account…
Bước 4: Chọn Update để lưu lại tất cả các thiết lập.
Chỉ qua một vài bước đơn giản, bạn đã cấu hình Catch-All Email hoàn thành.
Tổng kết
Tóm lại, việc cài đặt và sử dụng tính năng Catch-All Email không khó, nhưng để sử dụng tính năng này một cách sáng suốt và tối đa hóa lợi ích của nó một cách hiệu quả, hãy thường xuyên kiểm tra hộp thư thì việc sử dụng mới có hiệu quả và phát huy hết những ưu điểm vượt trội của nó.
[loại nhanh = “biểu mẫu” id = “6”]
